Privatlivspolitik

Kontooplysninger

• Navn, e-mail og telefonnummer på administratorer og brugere
• Firmanavn og CVR-nummer
• Brugernavn og krypteret adgangskode

Driftsdata

• Vagtplaner, tildelinger og arbejdstider
• GPS-positioner registreret under vagtrunder
• Hændelses- og vagtrapporter
• Fraværs- og ferieregistreringer
• Chatbeskeder (ende-til-ende-krypteret)
• Enheds- og loginoplysninger

Automatisk indsamlede oplysninger

Ved brug af Tjenesten indsamles bl.a.:

• IP-adresse og enhedstype
• Teknisk log- og hændelsesdata fra appen til drift, fejlsøgning og sikkerhed — uden navne, positioner eller indhold (se afsnit 10)
• Tidsstempler for handlinger i systemet

Bestillings- og kontaktoplysninger

Når du udfylder en bestillings- eller kontaktformular, behandler vi de oplysninger, du afgiver, med henblik på at oprette og administrere kundeforholdet.

Betalingsoplysninger

• Faktureringsnavn og -adresse
• CVR-nummer
• Vi opbevarer ikke kortoplysninger; betaling sker via faktura

Cookies

Vi anvender kun nødvendige cookies til login og sikkerhed. Der anvendes ikke markedsføringscookies.

Vi sælger aldrig personoplysninger. Vi deler kun data med:

• Underdatabehandlere — leverandører, der behandler data på vores vegne under en databehandleraftale
• Myndigheder — hvis vi er retligt forpligtede hertil
• Underleverandører vi anvender — blandt andet:
  • MongoDB Atlas (databasehosting, EU)
  • Google Cloud (fillagring, EU)
  • netcup (serverhosting, EU)
  • Simply.com (e-mail/domæne, EU)
  • Google Cloud KMS (krypteringsnøgler til Personalemappe, EU/Tyskland)
  • Google Cloud Vision (automatisk kontrol af profilfoto)

• Aktive konti — data opbevares, så længe kundeforholdet består
• Efter ophør — data slettes 30 dage efter ophør (14 dage yderligere fra sikkerhedskopier)
• Bogføringsdata — opbevares i 5 år efter bogføringsloven
• Personalemappe — hver oplysning har sin egen frist, som står i afsnit 15

Du har følgende rettigheder vedrørende dine personoplysninger:

Rettigheder kan udøves ved henvendelse til: support@gathrsolutions.dk.

Du kan klage til Datatilsynet, www.datatilsynet.dk.

Vi beskytter dine data med bl.a.:

• Kryptering under transport (TLS)
• Ende-til-ende-kryptering af chat
• Adgangsisolation pr. kunde (tenant-isolation)
• Rollebaseret adgang og to-faktor for administratorer
• Daglige sikkerhedskopier og revisionslogning
• Kryptering af CPR-nummer og bankoplysninger felt for felt med nøgler, der opbevares uden for vores servere

Personoplysninger opbevares som udgangspunkt i EU/EØS. Ved eventuel overførsel til tredjelande sikres et gyldigt overførselsgrundlag, f.eks. EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.

Tjenesten er et erhvervsværktøj og er ikke rettet mod børn under 15 år. Vi indsamler ikke bevidst oplysninger om børn.

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik. Væsentlige ændringer varsles i Tjenesten eller pr. e-mail.

Appen fører en teknisk log over sin egen adfærd (synkronisering, scanning, login-fejl, netværksfejl) for at kunne finde og rette fejl. Loggen indeholder ikke navne, adresser, CPR-numre, telefonnumre, e-mails, fritekst, billeder eller positioner — sådanne oplysninger fjernes automatisk på telefonen, før noget gemmes.

Loggen føres altid lokalt på telefonen — også når funktionen er slået fra — og gemmes der i højst 7 dage eller 2.000 linjer, hvorefter det ældste slettes. Den kan ses på telefonen af den, der er logget ind, kun når jeres virksomhed har slået funktionen til; ellers vises den ikke i appen. Loggen sendes kun til os, hvis jeres virksomhed har slået funktionen til; det gør jeres administrator hos Gathr Solutions, og den er slået fra som standard. Når funktionen slås til, sendes også den historik, telefonen allerede har gemt (højst 7 dage). Sendte logs indeholder ingen positioner og ingen initialer, gemmes i 30 dage og slettes derefter automatisk.

Vi registrerer enhedsmodel, styresystem og appversion, fordi fejl ofte afhænger af dem. Vi registrerer ikke reklame-id, IMEI, serienummer eller andre sporingsidentifikatorer.

Retsgrundlaget er legitim interesse (art. 6.1.f) i at drive en fejlfri tjeneste. Du har ret til indsigelse (art. 21). Loggen må ikke bruges til at vurdere enkelte medarbejderes præstation.

Din position registreres kun i det øjeblik, du scanner et checkpoint, tjekker ind eller tjekker ud. Der sker ingen løbende sporing og ingen registrering af position i baggrunden. Formålet er at dokumentere den udførte runde over for kunden.

Ved Bluetooth-scanning aflæser appen kun virksomhedens egne beacons. Navne på andre Bluetooth-enheder i nærheden — telefoner, høretelefoner, biler — gemmes ikke.

Vurderingen af, om en position passer til et checkpoint, er vejledende og gennemgås af et menneske. Der træffes ingen afgørelser om dig alene på grundlag af automatisk behandling.

For at kunne kræve en opdateret app registrerer vi, hvilken version og hvilket build af appen din telefon kører, hvilket styresystem og hvilken model den er, om appen er hentet i App Store, Google Play eller en testkanal, samt hvornår appen sidst kontaktede os. Oplysningerne er knyttet til din brugerkonto.

Formålet er alene drift og sikkerhed. Gamle appversioner kan indeholde fejl, der koster en vagt sin dokumentation, og sikkerhedshuller, vi allerede har lukket. Vi bruger ikke oplysningerne til at følge, hvor du er, hvad du foretager dig i appen, eller hvor længe du bruger den.

Vi registrerer ikke reklame-id (IDFA/AAID), IMEI, serienummer, telefonnummer, MAC-adresse eller andre sporingsidentifikatorer, og din IP-adresse indgår ikke i registreringen.

Retsgrundlaget er legitim interesse (art. 6.1.f) i at drive en sikker og fejlfri tjeneste. Der gemmes kun den senest kendte status, som overskrives ved hver kontakt og slettes efter 90 dages inaktivitet. Du har ret til indsigelse (art. 21). Oplysningerne må ikke bruges til at vurdere enkelte medarbejderes præstation.

Dit telefonnummer vises ikke på nogen oversigt og indgår ikke i noget udtræk. En leder kan bede om at se det, og kun når der faktisk sker noget lige nu: en alarm, et manglende check-ind, en runde bagud eller et manglende check-ud. Serveren afviser anmodningen, hvis situationen ikke er reel.

Hver visning skrives ned, før nummeret udleveres: hvem der så det, hvornår, og hvilken grund der blev angivet. Loggen kan ikke rettes eller slettes, og du kan selv se den.

Kun telefonnummeret. En leder får aldrig CPR-nummer, bankoplysninger eller dokumenter ad denne vej.

Når du logger ind, slår vi din IP-adresse op og gemmer den by eller region, den peger på. Vi gemmer aldrig koordinater, og vi beder aldrig din telefon om adgang til din position. Adressen har vi i forvejen, fordi den følger med enhver forbindelse til internettet.

Formålet er ét: at du kan opdage et login, du ikke selv har foretaget. Derfor står byen i den mail, der indeholder din engangskode, og den står på dine sessioner. Ser du et sted, du ikke genkender, er din adgangskode kompromitteret.

Byen bruges ikke til at følge, hvor du befinder dig, og den deles ikke med din arbejdsgiver som en oplysning om, hvor du er.

Hvis din arbejdsgiver bruger Personalemappe, samler den det, der skal til for at ansætte og aflønne dig. Kontoret udfylder stilling, ansættelsesform, timer, datoer, kurser og den underskrevne kontrakt. Du udfylder selv foto, telefon, adresse, CPR-nummer, bankkonto og skattekort, og efter ønske pårørende, kørekort og tøjstørrelser. Din arbejdsgiver er dataansvarlig for oplysningerne; vi er databehandler.

CPR-nummer og bankoplysninger krypteres felt for felt, og nøglerne opbevares i Google Cloud KMS uden for vores servere. Oplysningerne vises skjult. Kun virksomhedens ejer og de personer, ejeren udtrykkeligt giver adgang, kan bede om at se dem, og hver visning skrives i en log — hvem, hvornår og hvorfor — før oplysningen vises. Loggen kan ikke rettes eller slettes, og du kan selv se den under «Hvem har set mine oplysninger».

Dit profilfoto kontrolleres automatisk af Google Cloud Vision for, at det viser et ansigt. Det er ikke ansigtsgenkendelse: billedet sammenlignes aldrig med andre billeder, og der dannes ingen biometrisk skabelon. Dokumenter kontrolleres, før de gemmes, og de udleveres aldrig via et offentligt link.

Opbevaring: foto indtil 30 dage efter fratræden; telefon, adresse, pårørende og bankoplysninger indtil 90 dage efter fratræden; CPR-nummer i 5 år fra udgangen af regnskabsåret; kontrakt og tillæg indtil 5 år efter fratræden; loggen over visninger indtil 6 år efter fratræden. En mappe, der aldrig blev til en ansættelse, slettes efter 6 måneder. Sletningen sker ved, at nøglen til oplysningen destrueres; sikkerhedskopier fra før sletningen udløber inden for 60 dage.

Appen gemmer ingen af disse oplysninger på telefonen. Uden netforbindelse vises de ikke.

Spørgsmål om behandling af personoplysninger kan rettes til: